Иногда нужен только график на ближайший месяц: распределить две группы по циклу 2/2, проверить ночные выходы или подготовить табель для небольшого отдела. Для такой задачи регистрация до первой записи может быть лишним шагом. В Сменаведе можно бесплатно создать рабочее пространство без аккаунта, заполнить его и вернуться позже по уникальной ссылке. Разберём, как пользоваться этой возможностью без потери данных и случайной передачи доступа.
Создайте рабочее пространство
На странице без регистрации нажмите «Создать бесплатный табель». Откроется тот же интерфейс сотрудников, смен, календаря и расчётов, который используется в личном кабинете. Новый табель пустой: чужих сотрудников и графиков в нём нет. Вы можете начать с одного человека и проверить короткий период.
Сразу сохраните адрес в закладках или воспользуйтесь кнопкой копирования ссылки. Она нужна для возвращения к данным с этого или другого устройства. Здесь нет почты, к которой привязан доступ, поэтому сохранённый адрес особенно важен. Если ссылка потеряна и нигде не осталось копии, обычный вход по паролю не восстановит именно этот гостевой табель.
Ссылка — это доступ к редактированию
Уникальный адрес даёт доступ не только к просмотру. Человек, у которого он есть, может изменить график, скачать данные или удалить табель. Это удобно для передачи работы другому ответственному, но не подходит как открытая публикация расписания. Не размещайте такую ссылку в общедоступном объявлении, если не хотите разрешить редактирование всем читателям.
Для обычной передачи готового результата скачайте PDF или CSV. Получатель сможет прочитать документ, а исходные смены останутся в вашем рабочем пространстве. Если ссылку уже отправили неподходящему адресату, обновите её через управление гостевым табелем. Старый адрес перестанет работать, данные сохранятся по новому.
Добавьте сотрудников и реальные параметры
Укажите имя, должность, время начала и длительность смен. В одном табеле можно вести до 30 сотрудников. Если у людей разные условия, не копируйте двенадцать часов всем подряд: автозаполнение использует параметры конкретного человека. Отдельно задаётся рабочая неделя для календарной нормы.
Для первого теста возьмите дневной интервал 08:00–20:00. Без перерыва он даст двенадцать часов. Затем попробуйте изменить конец на 18:00 и убедитесь, что итог уменьшился. Такие действия показывают, как запись превращается в часы, прежде чем вы заполните весь месяц.
Выберите цикл и его начальную дату
Для графика 2/2 последовательность выглядит как Д Д В В. Дата начала означает первый элемент, а не просто первое число открытого месяца. Если вторая группа работает со сдвигом на два дня, заполните её отдельно с другой датой начала. После этого проверьте каждую дату по всему отделу.
Цикл день–ночь–два выходных задаётся как Д Н В В. Ночной интервал продолжается утром следующего дня. Поэтому на дате, где новый выход не назначен, могут оставаться часы предыдущей ночи. Подробный пример есть в разборе графика Д Н В В. Автозаполнение не проверяет, хватает ли людей каждой должности: состав смены оценивает ответственный.
Внесите отклонения по факту
Составленный график — план. Если человек ушёл раньше, заболел или вышел за коллегу, исправьте записи. При полной замене нужно убрать рабочую смену отсутствовавшего и внести фактический интервал заменившему. При частичной — разделить время. Иначе один выход может оказаться учтённым у двух людей целиком.
Известные отпуска и больничные можно сохранить при повторном заполнении цикла. Но сервис не назначает вместо отсутствующего другого сотрудника. После массового действия просмотрите дни отсутствий и убедитесь, что обязательные выходы не остались без человека. Гостевой режим сохраняет ту же логику, что и кабинет.
Проверьте, что изменения записались
В интерфейсе есть статус сохранения. Если показана ошибка, данные на экране нельзя считать подтверждёнными на сервере. Повторите попытку или скачайте JSON с текущими изменениями. Не закрывайте окно автоматически в надежде, что гостевая ссылка сама удержала новую версию.
Можно работать с несколькими табелями, но каждый адрес относится к отдельному рабочему пространству. Смена одного графика не должна заменять другой. При конфликте версий в двух окнах сначала сохраните нужную копию и выясните актуальное состояние. Предупреждение о конфликте помогает не затереть более новые записи старой вкладкой.
Следите за датой хранения
Гостевой табель хранится 30 дней после последнего успешного сохранения. Срок виден в панели управления и продлевается, когда вы сохраняете изменения. Просто открыть ссылку недостаточно. Поэтому для графика, который нужен ещё долго после заполнения, скачайте JSON или перенесите данные в кабинет.
В гостевой истории доступны последние пять серверных копий. Для важной версии перед сдачей месяца сделайте отдельный файл. Инструкция по копиям объясняет разницу между JSON, CSV и печатным документом. Оплата для скачивания или переноса не требуется.
При необходимости перенесите в кабинет
Нажмите «Сохранить в кабинете», зарегистрируйтесь или войдите и подтвердите перенос. Он доступен для пустого кабинета, чтобы случайно не заменить уже существующий отдел. После переноса данные открываются через ваш аккаунт, а гостевая ссылка перестаёт работать.
Если в кабинете уже есть записи, скачайте гостевой JSON и решите, как перенести его вручную после создания копии имеющихся данных. Автоматического объединения двух отделов эта версия не обещает. Такой порядок лучше тихой замены: вы явно выбираете, какие данные должны остаться.
Как завершить разовую работу
Проверьте часы, выгрузите согласованный результат и сохраните файл, который нужен дальше. Если временный табель больше не нужен, удалите его кнопкой в панели. Она удаляет сотрудников, смены, календарь и серверные копии. Обновление ссылки и удаление — разные действия: первое меняет ключ доступа, второе убирает данные.
График без регистрации удобен, когда хочется сразу решить небольшую задачу. Бесплатный доступ сохраняет все основные инструменты, а уникальная ссылка убирает обязательный вход. Достаточно понимать, кому вы доверяете адрес, до какой даты хранится табель и где лежит отдельная копия результата.