Резервная копия кажется лишней, пока не приходится возвращать график после ошибочного заполнения. Но кнопка «Сохранить» и отдельная копия решают разные задачи. Сохранение записывает текущее состояние. Копия удерживает прежнюю версию, к которой можно вернуться. Для табеля полезно иметь и историю внутри сервиса, и файл вне него — особенно перед массовой правкой или сдачей месяца.
Разделите три вида сохранения
В Сменаведе изменения рабочего пространства записываются на сервер. Это обычное сохранение текущих данных: оно позволяет продолжить работу после следующего входа. При первом изменении за день по UTC создаётся автоматическая копия предшествующего состояния. Дополнительно можно сделать ручную серверную версию и скачать JSON-файл.
Серверные копии находятся в той же базе, что и рабочее пространство. Если проблема затронет всю базу, такая история сама по себе не станет независимой защитой. Для восстановления после аварии хостинга нужен отдельный бэкап базы, настроенный владельцем сервера. JSON рабочего пространства помогает сохранить конкретный табель, но не переносит все учётные записи сайта.
Что находится в JSON
Файл содержит данные рабочего пространства: отдел, сотрудников, смены, календарь и параметры расчёта. Он предназначен для восстановления или переноса табеля в поддерживаемом формате. Пароль аккаунта не становится способом переноса через этот файл: на новом сайте сначала потребуется отдельный доступ к кабинету.
Не путайте JSON с CSV для бухгалтерии. CSV показывает строки табеля и итоги выбранного месяца. JSON сохраняет структуру рабочего пространства, необходимую сервису. PDF подходит для просмотра и печати, но из него нельзя штатно восстановить исходные смены. Для каждой задачи нужен свой формат.
| Формат | Основная задача | Восстановление рабочего пространства |
|---|---|---|
| JSON | Копия и перенос данных | Да, при поддерживаемом формате |
| CSV | Работа с табелем в Excel | Не является штатным импортом |
| Просмотр и печать | Нет | |
| Бэкап базы | Восстановление сайта | Выполняется на уровне сервера |
Делайте ручную копию перед массовыми действиями
Автоматическая версия перед первым изменением дня удобна, но не фиксирует каждую операцию. Если утром вы изменили одну смену, а вечером решили перезаполнить год, дневная копия будет относиться к состоянию до утренней правки. Поэтому перед большим действием создайте ручную версию и, при необходимости, скачайте файл.
К таким действиям относятся повторное заполнение длинного периода, импорт другого рабочего пространства и существенное изменение календаря или параметров расчёта. Лучше потратить минуту на копию, чем потом восстанавливать несколько верных правок вместе с ошибочными. Перед сдачей месяца также полезно сохранить состояние, на котором построен окончательный документ.
Подписывайте файл содержательно
Название «backup.json» ничего не говорит через полгода. Укажите отдел, дату и повод: например, «участок_2026-09-30_до-перезаполнения.json». Для сдачи месяца добавьте период, который проверяли. Внутри файла может быть больше одного месяца, поэтому имя должно объяснять задачу копии, а не обещать, что в ней только выбранные даты.
Храните важные копии в месте, которое не зависит от открытого кабинета и текущей папки загрузок. Если файл остаётся только на одном устройстве, его потеря станет отдельной проблемой. Выберите понятный порядок хранения с доступом ответственного, а не множество случайных папок, в которых трудно найти окончательную версию.
Перед восстановлением сохраните текущее состояние
Импорт JSON заменяет табель текущего пользователя. Это не добавление недостающих смен поверх прежних записей. Поэтому сначала скачайте нынешнее состояние, даже если оно кажется неправильным. В нём могут находиться нужные изменения, внесённые после даты выбранной копии.
Затем уточните, что именно восстанавливаете: состояние до массовой ошибки, перед сдачей месяца или с другого сервера. Посмотрите дату файла и его происхождение. Не стоит импортировать неизвестную копию ради проверки «подойдёт ли»: сначала убедитесь, что она относится к нужному отделу и формату.
После импорта проверьте не только открытый месяц
Посмотрите название отдела, состав сотрудников и несколько известных записей. Затем проверьте предыдущий и следующий месяцы, если были ночные переходы. Восстановление всей структуры может вернуть и календарь, и параметры предварительной оплаты, поэтому совпадения одной видимой строки недостаточно.
Сравните контрольную сумму часов, важные отсутствия и дату последней правки, которую ожидали увидеть. Если результат не подходит, у вас должна оставаться копия состояния до импорта. Так восстановление становится обратимой проверкой, а не новым этапом потери данных. Инструкция по резервным копиям описывает доступные действия сервиса.
Что делать, если сохранение не удалось
Сообщение об ошибке означает, что текущие изменения нельзя считать подтверждёнными на сервере. Не закрывайте страницу автоматически в надежде, что всё уже записалось. В интерфейсе предусмотрена повторная попытка, а скачанный JSON может удержать данные, которые остаются на экране.
При конфликте версий не нужно просто отправлять старое состояние повторно и стирать изменения из другого окна. Уточните, какая версия актуальна, и сохраните нужные данные перед дальнейшими действиями. Сменавед проверяет номер версии при записи, чтобы устаревший табель не заменил более новый без предупреждения.
Проверьте процедуру до первой аварии
На тестовых данных создайте копию, измените одну смену и восстановите прежнее состояние. Убедитесь, что знаете, где находится файл и как выбрать серверную версию. Так вы проверите не только наличие кнопки, но и весь понятный порядок действий. Для рабочей проверки не требуется намеренно повреждать реальные данные.
В личном кабинете интерфейс показывает последние 30 серверных копий, в гостевом режиме — последние 5. Это удобная история, но не обещание бессрочного хранения каждой операции. Если конкретная версия важна для сдачи или переноса, скачайте отдельный JSON. Периодическое резервное копирование базы настройте независимо от этой истории и проверяйте возможность восстановления.
Для устойчивого процесса достаточно нескольких привычек: ручная копия перед большим изменением, отдельный файл перед сдачей и сохранение текущего состояния перед импортом. Они не делают сервер вечным, зато дают понятную точку возврата, когда обычное изменение графика пошло не по плану.